Start / Publikacje / 5 kluczowych problemów w procesie budżetowania i sposoby na ich uniknięcie

Nasi Klienci

Dziękujemy za zaufanie m. in.:

 

  • RawPlug
  • DB Schenker
  • Almi Decor
  • Mosty Łódź S.A.
  • GANT Development S.A.
  • Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Kędzierzynie-Koźlu Spółka z o.o.
  • Strzeleckie Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o.
  • Moto-Profil Sp. z o.o.
  • PMR Ltd. Sp. z o.o.
  • Przedsiębiorstwo Energetyczne ESV S.A.
  • Przedsiębiorstwo Budowlane CIROKO Sp. z o.o.
  • Intakus S.A.
  • Korona
  • Luvena
  • Kakadu
  • Renevis
  • PWIK Bolesławiec
  • MPWiK Lubin
  • ChŚ PWiK
  • DSA Financial
  • Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie
  • Armatura S.A.
  • Wspólnota PMM Sp. z o.o.
  • SSE Polska sp. z o.o.
  • Komsa Polska Sp. z o.o.
  • Grupa Grass Sp. z o.o.

Bezpłatne seminarium online.

  • Temat: Controlling w przedsiębiorstwach komunalnych z systemem PROPHIX
  • Data: wtorek,  25 lipca 2017 r.
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Zapisz się!

Bezpłatne seminarium online.

  • Temat: Controlling przedsiębiorstw produkcyjnych z systemem PROPHIX
  • Data:  czwartek, 27 lipca 2017 r.
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Zapisz się!

Bezpłatne seminarium online.

  • Temat:  Zarządzanie relacjami z klientem - CRM z systemem eDokumenty
  • Data: piatek, 28 lipca 2017 r.
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Zapisz się!

5 kluczowych problemów w procesie budżetowania i sposoby na ich uniknięcie

Przygotowanie pełnego budżetu przedsiębiorstwa prowadzącego działalność na szeroką skalę, zatrudniającego często setki osób o zupełnie różnych kwalifikacjach wiąże się z licznymi problemami, za których rozwiązanie odpowiedzialny jest przeważnie jeden niewielki dział kontrolingu. Trudności związane z procesem budżetowania można podzielić na dwie kluczowe grupy. Pierwsza z nich dotyczy przede wszystkim wypracowania właściwej metodyki obliczeniowej, natomiast druga, która będzie szczegółowo opisywana w dalszej części artykułu, wiąże się z właściwym planowaniem, organizowaniem oraz kontrolą całego cyklu zadań mających na celu wypracowanie spójnej wizji finansowego pokrycia funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa.

 

Kluczem do rozwiązania problemów jest ich jasne zdefiniowanie. Pierwszym bardzo często popełnianym błędem jest brak Instrukcji Budżetowej, w ramach której przedstawione będą jasno terminy oraz odpowiedzialność za poszczególne budżety. W ten sposób też rodzi się drugi problem czyli bariera czasowa związana ze sprawnym przygotowaniem oraz pozyskaniem pomniejszych budżetów niezbędnych do utworzenia planu. Kolejne zagrożenie płynie ze strony osób uzupełniających arkusze budżetowe, często mogą one w sposób nieświadomy, bądź też co gorsze świadomie, modyfikować formuły wyliczeniowe, a to w oczywisty sposób zniekształca kreowany obraz spółki. Do prawidłowego sporządzenia budżetu bezwzględnie potrzebne jest zaplanowanie oraz przeprowadzenie szeregu spotkań z kierownikami poszczególnych działów, punkt ten często jest marginalizowany i pomijany ze względu na brak czasu kadry kierowniczej. Ostatnim i z oczywistych powodów niemożliwym do pominięcia problemem jest szereg zagrożeń niestandardowych typu urlopy osób posiadających kluczową wiedzę, strajki, problemy z prawidłowym funkcjonowaniem oprogramowania wspomagającego proces budżetowania oraz wiele innych problemów, z którymi borykają się pracownicy działu controllingu.

Przyglądając się wymienionym powyżej problemom można dojść do wniosku, że kluczem do sukcesu jest rozwiązanie pierwszej poruszonej kwestii czyli sporządzenie bardzo szczegółowej Instrukcji Budżetowej, zawierającej opis postępowania w każdej możliwej do przewidzenia sytuacji. Jednak czy na pewno takie rozwiązanie jest prawidłowe, czy może wręcz przeciwnie - spowoduje ono, że powstanie pięciuset stronicowy dokument, którego poza zespołem tworzącym nikt inny nie będzie w stanie przeczytać? Nawet jeżeli powstałby taki dokument to niestety zapewne ostatecznie nie starczy już nikomu sił i motywacji do corocznej aktualizacji. Po maksimum dwóch latach instrukcja stanie się nieaktualna i nieczytelna. Niemniej tak jak na początku zostało wskazane posiadanie dobrej Instrukcji Budżetowej rozwiąże wiele problemów. W tym miejscu należy skupić się na określeniu „dobrej”, a następnie zadać sobie pytanie dla kogo powstaje ten dokument, czy dla działu kontrolingu czy też może dla kierowników poszczególnych komórek oraz zarządu.

Na wyżej postawione pytanie zapewne większość odpowie, że taki dokument powinien być przygotowany dla wszystkich osób wymienionych w tej grupie. Natomiast należy w tym miejscu zadać sobie kolejne pytanie: co by się stało gdyby podzielić tą instrukcję na dwa osobne dokumenty? Załóżmy, że jeden dokument będzie zawierać tylko czytelnie opisany schemat blokowy przedstawiający wszystkie kolejne etapy procesu w podziale na zdefiniowane zadania wraz z terminami do wykonania oraz przypisaniem odpowiedzialności poszczególnych osób. Jeżeli dodatkowo wesprzemy się w tym miejscu systemem informatycznym wspomagającym definiowanie zadań oraz terminów uzyskujemy krótki, prosty i czytelny dokument, który będzie wykorzystywany przez osoby odpowiedzialne przede wszystkim za wprowadzenie danych do formularzy budżetowych. Drugi dokument powinien powstać na potrzeby przede wszystkim działu kontrolingu i przybrać formę bazy wiedzy. Aktualizacja informacji będzie wiązała się przede wszystkim z dodawaniem opisu problemów, z którymi borykano się w bieżącym okresie budżetowania. Tak sporządzona baza wiedzy powinna zawierać również szereg analiz przeprowadzonych na okresach historycznych wskazujących na pozycje, na których powstawały najistotniejsze z punktu widzenia zarządza przedsiębiorstwem różnice między planem a wykonaniem. Baza wiedzy oczywiście powinna być dostępna również dla zarządu oraz kadry kierowniczej jako narzędzie wspomagające planowanie i późniejsze analizy, natomiast w rzeczywistości byłoby to przede wszystkim vademecum dla kontrolingu. W ten sposób można uzyskać skuteczne narzędzie do weryfikacji budżetów sporządzanych przez poszczególne komórki organizacyjne.

Niestety posiadanie Instrukcji Budżetowej nie rozwiąże w pełni problemu jakim jest zebranie, a następnie agregacja danych. Nie skupiamy się tutaj na tym jaką cyfrę wpisać, ale na tym jak zmotywować osobę odpowiedzialną za to do tego, aby taka informacja została przekazana na czas.  Na szczęście tutaj istnieje szereg różnych narzędzi informatycznych wspomagających ten proces. Sukcesem dobrego wyboru oraz skutecznego wdrożenia takiego sytemu jest łatwość przyswojenia przez użytkownika, który ma za jego pomocą sporządzić budżet. Zacznijmy więc w pierwszej kolejności od tego aby system był maksymalnie zbliżony wizualnie oraz funkcjonalnie do tego co zna praktycznie każdy pracownik, czyli do MS Excela, w ten sposób zminimalizujemy ryzyko niechęci pracowników do nauki kolejnego systemu działającego w przedsiębiorstwie. Systemy wykorzystujące technologię modeli OLAPowych, rozwiązują problem agregacji danych, gdyż odbywa się to „automagicznie” bez potrzeby ingerencji informatyków. Kolejnym, a zarazem kluczowym aspektem wyboru systemu powinien być moduł kontroli terminowości realizacji poszczególnych zadań połączony z wysyłaniem powiadomień na skrzynkę mailową zarówno do osoby odpowiedzialnej za wykonanie zadania jak i do osoby nadzorującej dany etap. Wypracowanie takiego modelu działania pozwoli usprawnić, oraz przede wszystkim przyśpieszyć i poddać pełnej kontroli proces zbierania danych składających się na pomniejsze budżety. Automatyczna agregacja danych pozwoli na realizację celu jakim jest uzyskanie pełnego planu finansowego przedsiębiorstwa.

Kolejnym ryzykiem związanym z tworzeniem budżetów jest przekazanie arkuszy z możliwością modyfikacji formuł wyliczeniowych. Ma to znaczenie przede wszystkim w firmach budowlanych oraz projektowych, gdzie od etapu rozpoczęcia procedury tworzenia harmonogramu ofertowego do momentu powstania ostatecznego harmonogramu projektu pojawia się wiele nowych założeń wpływających na rentowność poszczególnych etapów projektów. W związku z powyższym istnieje duże ryzyko popełnienia błędów przypadkowych spowodowanych błędem w formule, która nie uwzględnia nowych założeń jak i też celowych modyfikacji formuł tak aby zawyżyć rentowność któregoś z etapów (dotyczy to przede wszystkim spółek, w których podstawowym warunkiem rozpoczęcia projektu jest to aby był on rentowny na każdym z etapów). Rozwiązaniem tego zagrożenia jest wdrożenie systemu, w którym dostęp do modyfikacji wszelkiego typu kalkulacji ma tylko dział kontrolingu. Wdrożenie takiego rozwiązania daje możliwość pełnej kontroli wszystkich przeliczeń wykonywanych podczas całego procesu budżetowania. Nie mniej nie należy zapominać o tym, iż bardzo istotne jest to aby w przypadku potrzeby wprowadzenia modyfikacji, była to czynność prosta do opanowania bez posiadania specjalistycznej wiedzy programistycznej.

Kolejną wskazaną uciążliwością podczas budżetowania jest problem w komunikacji, spowodowany przeważnie marginalizowaniem przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych potrzeby sporządzania budżetu. Brak świadomości przeradza się na zrzucanie tego zadania na dalszy plan, bo zawsze znajdzie się coś pilniejszego do zrobienia. Często stosowanym motywatorem jest uzależnienie premii działów od prawidłowej realizacji zadań przypisanych w budżecie, niestety często przeradza się to na zawyżanie kosztów, a zaniżanie przychodów tylko po to by zminimalizować ryzyko niewykonania budżetu, a to w oczywisty sposób powoduje w przedsiębiorstwach zamrożenie kapitału, który mógłby zostać odpowiednio zainwestowany w dalszy rozwój. Jednym z rzadziej stosowanych rozwiązań tego zagadnienia jest odpowiednie zaplanowanie cyklu spotkań oraz szkoleń, na których będzie budowana świadomość potrzeby tworzenia optymalnego budżetu przedsiębiorstwa. Mając dobrze przeszkoloną kadrę należy na etapie aktualizowania Instrukcji Budżetowej od razu zaplanować konkretne terminy na co najmniej godzinne spotkania z każdym z kierowników podczas, których będą bronić przygotowanego budżetu. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zaplanowanie metodyki współpracy z dużym wyprzedzeniem, tak aby każda osoba odpowiedzialna za budżet cząstkowy miała czas aby dopasować swój kalendarz do terminów przedstawionych przez dział kontrolingu.

Ostatnią bolączką są sytuacje nieprzewidziane, a skoro nie przewidziane to też często w żaden sposób nie rozpatrywane i później nie analizowane. Na początku omawiając problemy związane z brakiem Instrukcji Budżetowej wskazana została potrzeba utworzenia bazy wiedzy i to właśnie rozszerzenie jej o listę sytuacji nietypowych jest rozwiązaniem tego problemu. Systematyczne spisywanie zaistniałych zagrożeń oraz tego jak sobie z nimi firma poradziła, bądź też jakie miały one dalsze konsekwencje spowoduje, że w przypadku ponownego ich wystąpienia będą istniały wskazówki opisujące zalecane zachowanie w danej sytuacji.

Podsumowując powyższy wywód należy zwrócić uwagę na to iż głównym kierunkiem, w którym powinno podążać każde przedsiębiorstwo mające na celu usprawnienie procesów budżetowych to wypracowanie skutecznej Instrukcji Budżetowej oraz inwestycja we wdrożenie specjalistycznego oprogramowania do zarządzania efektywnością przedsiębiorstwa (w szczególności systemy klasy CPM).

 

Rys.1. Narzędzia wspierające zarządzanie przepływem pracy związanym z przygotowaniem budżetu przedsiębiorstwa. Widok wygenerowany za pomocą systemu PROPHIX.

 

Michał Niewiadomski

Starszy konsultant ds. wdrożeń systemów CPM/BI

BI-Pro Consulting Group Sp. z o.o.