Start / Rozwiązania / Automatyzacja Biura / Praca Grupowa / Cyfryzacja dokumentów papierowych OCR

Nasi Klienci

Dziękujemy za zaufanie m. in.:

 

  • RawPlug
  • DB Schenker
  • Almi Decor
  • Mosty Łódź S.A.
  • Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Kędzierzynie-Koźlu Spółka z o.o.
  • Strzeleckie Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o.
  • Moto-Profil Sp. z o.o.
  • PMR Ltd. Sp. z o.o.
  • Przedsiębiorstwo Energetyczne ESV S.A.
  • Przedsiębiorstwo Budowlane CIROKO Sp. z o.o.
  • Intakus S.A.
  • Korona
  • Luvena
  • Kakadu
  • Renevis
  • PWIK Bolesławiec
  • MPWiK Lubin
  • ChŚ PWiK
  • DSA Financial
  • Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie
  • Armatura S.A.
  • Wspólnota PMM Sp. z o.o.
  • SSE Polska sp. z o.o.
  • Komsa Polska Sp. z o.o.
  • Grupa Grass Sp. z o.o.
  • optima

Bezpłatne seminarium online.

  • Temat: Skuteczne raportowanie i analizy w systemie TARGIT
  • Data: 17.12.2018 
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Zapisz się!

Jak usprawnić ewidencję i rozliczanie setek/tysięcy faktur?

Elektroniczny obieg i dekretacja faktur z systemem eDokumenty.

Sprawdź na bezpłatnym webinarium!

  • Data: 19.12.2018
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Czas trwania: 45 - 60 minut
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Biorę udział

Kontrola oraz monitorowanie całego przedsiębiorstwa za pomocą zestawu prostych funkcji. Analizy biznesowe zawierające dane z wielu źródeł. Sprawdź Power BI

  • Temat: Zaawansowane narzędzia Power BI
  • Data: 18.12.2018
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Zapisz się!

Co wyróżnia system CONTROL?

Jak wykorzystać wiedzę dobrze znanych arkuszy kalkulacyjnych z systemem m.in. do budżetowania i planowania?

Sprawdź na bezpłatnym webinarium!

  • Kiedy: 20.12.2018
  • Godzina 11:00 - 12:00
  • Czas trwania: 45 - 60 minut
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Biorę udział

Cyfryzacja dokumentów papierowych OCR

OCR (optical character recognition) to temat, z którym spotka się każde przedsiębiorstwo wkraczające na drogę e-gospodarki. Dotyczy to zarówno tych firm, które z własnej inicjatywy chcą wybrać ten kierunek jak i takich instytucji, które zostały do tego zmuszone, np. przez czynniki zewnętrzne.
 

Poprzez rozumienie wąskiej cyfryzacji mamy na myśli przede wszystkim przekształcanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną. Natomiast jeżeli chodzi o pełną cyfryzację organizacji, to następuje całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych, jako niezbędnej formy prawnego usankcjonowania zdarzenia gospodarczego.
 

Sam proces przekształcenia dokumentu jest stosunkowo prosty i wymaga jedynie zaangażowania ze strony użytkownika. Po zeskanowaniu, dokument zostaje zapisany na zasobie dyskowym. Pliki najczęściej są dystrybuowane za pomocą poczty elektronicznej, katalogów sieciowych lub z wykorzystaniem systemu obiegu dokumentów.


Niezależnie od sposobu przekazywania dokumentu, treść jego nie jest dostępna do indeksowania, wyszukiwania czy przetwarzania przez inne systemy, a jedynie do wglądu.

W związku z tym, przedstawiamy praktyczne rozwiązanie digitalizacji zbioru umów papierowych z wykorzystaniem OCR, które znalazło zastosowanie u jednego z naszych klientów. Poszczególne etapy procesu obrazuje poniższy schemat.

 



Dokumenty rejestrowane są w systemie eDokumenty w kontenerach określanych sprawami. Zanim dokument zostanie zeskanowany, to na pierwszej stronie zostaje umieszczona naklejka z kodem kreskowym, dostępnym z określonej puli kodów. Następnie za pomocą zwykłego skanera biurkowego, kod kreskowy zostaje wczytany do odpowiedniego pola na formatce sprawy. Jest to bardzo istotny element, a pole pełni funkcję porządkową dla skanowanych dokumentów. Co ważne, wszystkie dokumenty, na których znajduje się kod z numerem większym od zeskanowanego, będą przyporządkowane do tej sprawy.
 

Co ważne, na skanerze są skonfigurowane różne foldery sieciowe przydatne do zapisu plików obrazków skanowanych dokumentów.
 

Wszystkie foldery są połączone z systemem eDokumenty. Co to daje w praktyce? Otóż po zeskanowaniu nowego pliku i umieszczeniu go w określonym folderze, system odczytuje z niego kod kreskowy, a następnie zmienia jego nazwę na zeskanowany kod.
 

Jeżeli w systemie eDokumenty pojawia się dokumenty typu umowa, to na podstawie kodu kreskowego zostają one wpisane i dołączone do odpowiedniej sprawy oraz Klienta. Następnym etapem jest przeniesienie pliku do tzw. hot-folderu, systemu klasy OCR firmy Abby. System Fine Reader przekształca zeskanowany obraz na tekst, który zostaje zapisany do dokumentu w systemie eDokumenty. System indeksuje zocerowaną treść pod kątem wyszukiwarki.
 

Przedstawiony schemat został opisany w uproszczeniu, ponieważ cały proces może być bardziej rozbudowany, co zależy oczywiście od użytkownika. Każdy folder skonfigurowany ze skanerem, może być w różny sposób obsłużony przez system. Dla przykładu, faktury od konkretnego kontrahenta, które uznajemy za powtarzające się dokumenty, mogą zostać zdefiniowane specjalnym szablonem. Dzięki temu zastosowaniu układ dokumentu zostaje rozpoznany, a system jest w stanie uzupełnić dane w eDokumentach opierając się o zeskanowaną treść.
 

Poniżej przedstawiamy przykład wyszukiwania w systemie eDokumenty frazy „Formularze”, zawartej w treści zeskanowanych dokumentów. Wyniki wyszukiwania wskazują poszczególne dokumenty w historii systemu: