System eDokumenty to oprogramowanie klasy DMS i CRM przeznaczone dla firm z każdej branży, którym zależy na stałym podnoszeniu efektywności. Usprawnia on obieg dokumentów dzięki możliwości wygodnego dostępu do nich
za pośrednictwem ekranu komputera.

Grupa docelowa

System eDokumenty ze względu na swoje szerokie możliwości wspiera pracę wszystkich grup pracowniczych, m.in:

• kadry zarządzającej (top management oraz średnia kadra zarządzająca),
• pracowników kancelarii, sekretariatów,
• pracowników działów handlowych, marketingowych
• pracowników mobilnych, telepracowników,
• pracowników administracji publicznej.

Zastosowania

eDokumenty jako system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem znajduje zastosowanie w następujących obszarach:

• obsługa dokumentów i spraw,
• CRM - zarządzanie relacjami z klientem,
• zarządzanie projektami,
• organizacja czasu pracy - praca grupowa,
• zarządzanie dokumentacją ISO.

Cechy wyróżniające

• Przejrzysty i zrozumiały interfejs użytkownika
• Sprawdzony i prosty sposób organizacji obiegu dokumentów i spraw - oparty
  na instrukcji kancelaryjnej przeniesionej na grunt nowoczesnej technologii. Zapewnia realizację wymagań każdej wielkości organizacji
• Bardzo dobre zrozumienie i realizacja wymagań sekretariatu
• Znakomita realizacja wymagań systemu CRM – umożliwiająca wygodne rejestrowanie wszelkich informacji: dokumentów, faksów, emaili, plików jak również zdarzeń: zadań, spotkań i rozmów telefonicznych, przy dostępności informacji jednocześnie   w miejscach ich wprowadzenia i jednocześnie w kartotece klienta
• Nowoczesna architektura i technologia - system webowy klasy RIA (Rich Internet Application)
• Bardzo dobre wsparcie dla pracy grupowej – terminarz, udostępnianie spraw, komunikator, komentarze
• Możliwość wykorzystania dodatkowych funkcjonalności: system zarządzania dokumentacją ISO, Workflow, obsługa RCP (Rejestracja Czasu Pracy)
• Dodatki ułatwiające pracę: powiadamianie o nowych wiadomościach, integracja
  z Word, Excel, OpenOffice
• Możliwość korzystania z wbudowanego klienta pocztowego lub archiwizacji email poprzez przesyłanie ich do systemu z dowolnego klienta pocztowego

Jeszcze więcej zalet!

• Niższe koszty zakupu dzięki wykorzystaniu narzędzi OpenSource
• Niższe koszty wdrożenia i utrzymania dzięki technologii internetowej (aplikacja
  w przeglądarce)
• Bardzo duże możliwości kastomizacji – dostosowania do wymagań i specyfiki poszczególnych organizacji
• Otwartość dla partnerów w zakresie dokumentacji wdrożeniowej (Wikipedia i system zgłoszeń)
• Możliwości integracji z systemami finansowo - księgowymi. Gotowe połączenia
  z Simple, Optima, Subiekt, TechnoProgress, SoftLAB
• Prosty model organizacji operujący na złożeniu kilku obiektów: pracowników, zdarzeń i dokumentów które można łączyć w sprawy i przyporządkowywać
  do kontrahenta – system jest względem konkurencji o wiele łatwiejszy do wdrożenia
• Sprawdzone sposoby realizacji wielu uniwersalnych wymagań klientów np. : rejestracja obiegu dokumentów papierowych, zastępstwa, proces ofertowania, baza umów, obieg faktur kosztowych, zamówienia wewnętrzne, zarządzanie projektami.
• Zgodność z wymogami prawnymi i zaleceniami względem aplikacji przeznaczonych dla administracji; zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i wspiera otwarte standardy.

Sekretariat

System eDokumenty w sposób szczególny wspiera pracę sekretariatów i kancelarii. Zapewnia prosty i intuicyjny sposób wykonywania zadań, przede wszystkim:

• szybką rejestrację korespondencji przychodzącej,
• skanowanie dokumentów,
• przesyłanie dokumentów na stanowiska,
• wydruki dziennika korespondencji,
• rejestrację korespondencji wychodzącej,
• wydruk kopert i zwrotek,
• wydruk pocztowej książki nadawczej (system otrzymał rekomendację Poczty Polskiej).

Dzięki prostym założeniom i zaawansowanej technologii  system gwarantuje zachowanie idealnego porządku w korespondencji, łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz wiele innych dodatkowych funkcji:

• możliwość tworzenia dokumentów za pomocą Worda lub Open Office,
• tworzenie pism z szablonów,
• dekretowanie pism do wybranej osoby lub grupy osób,
• wysyłanie i odbiór faksów,
• wysyłanie korespondencji seryjnej,
• archiwizację e-maili.

Dodatkowo pracownik sekretariatu uzyskuje dostęp do nowoczesnego kalendarza, umożliwiającego:

• organizację własnego dnia pracy,
• planowanie czasu pracy innych pracowników,
• powiadamianie o zmianach - współdzielenie kalendarza,
• rezerwację zasobów.

 Kadra Zarządzająca

Coraz większym wyzwaniem dla firm chcących osiągnąć sukces rynkowy, jest zdolność do poprawy efektywności zarządzania. Można ją w znakomity sposób zwiększyć poprzez usprawnienie przepływu dokumentów i innych informacji pomiędzy pracownikami.

Po wdrożeniu systemu eDokumenty kadra zarządająca
z całą pewnością doceni:

• możliwość skonstruowania i kontroli procesów wewnętrznych,
• łatwy dostęp do centralnej bazy klientów,
• możliwość szybkiego porównania wyników pracy poszczególnych pracowników,
• możliwość kontroli terminowości wykonywanych zadań,
• możliwość powoływnia zespołów roboczych,

• współdzielone kalendarze,
• możliwość synchronizacji czasu kilku osób,
• wydajny system organizacji czasu pracy.

Efektem stosowania systemu są liczne korzyści:

• zwiększenie efektywności pracy podwładnych oraz współpracowników,
• szybsze załatwianie spraw, projektów,
• stała kontrola na poszczególnymi projektami, sprawami,
• stały dostęp do dokumentów źródłowych dla wszystkich zainteresowanych osób,
• szybka weryfikacja stanu załatwienia sprawy,
• możliwość wykonywania analiz na podstawie dowolnie konfigurowanych raportów

Dział Sprzedaży

System eDokumenty realizuje większoć wymagań zaawansowanego systemu CRM (Customer Relationship Manegement), czyli systemu umożliwiającemu zarządzanie ralacjami z klientami. System ma na celu wspomóc działania pracowników oraz poprawić efektywność i skuteczność ich pracy dzięki następującym funkcjom:

• rejestracja kontaktów z klientem - zdarzeń
  i dokumentów,
• łatwy dostęp do zapisów dokumentów elektronicznych np. ofert, zapytań ofertowych, umów,
• szybka możliwość tworzenia pism, umów za pomocą szablonów,
• rejestracja wysłanych i odebranych e-maili,

• gromadzenie danych wg klucza kontrahenta lub projektu, zlecenia - sprawy
• określanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie,
• kontrola postępów pracownika w danej sprawie,
• określenie priorytetów sprawy,
• kontrola terminowości spraw,
• możliwość decydowania o procedurze wykonania,

• organizowanie oraz kontrolowanie własnego czasu pracy z uwzględnieniem czasu klienta,
• współdzielenie kalendarza z możliwością organizacji czasu pracy współpracowników,
• synchronizacja zdarzeń dla wielu osób,
• bezpośredni dostęp do informacji o miejscach wyjazdu pracowników.

Z tych licznych zastosowań pracownicy Działu Sprzedaży uzyskują następujące korzyści:

• szybki podgląd zajętości pracownika,
• lepsza eksploatacja dostępnych zasobów,
• polepszenie kontaktów z klientem,
• uniknięcie sytuacji zagubienia lub zniszczenia ważnego dokumentu,
• stały dostęp do dokumentów źródłowych dla wszystkich zainteresowanych osób,
• identyfikację osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy (np. realizacja sprzedaży),
• szybka weryfikacja stanu załatwienia sprawy,
• szybsze załatwienie spraw (np. sprzedaży)
• oszczędność - mniejsze zużycie materiałów i urządzeń biurowych (np. drukarki, kserokopiarki).

Dział Marketingu

System eDokumenty kierowany jest również
do pracowników działu Marketingu. Dzięki systemowi pracownicy mogą na bieżąco kontrolować i nadzorować prowadzenie poszczególnych projektów. Ogólnodostępność i szybkość zamieszczania materiałów reklamowych oraz innych informacji marketingowych usprawni pracę działom ściśle związanym z handlem.
Do głównych zastosowań systemu w obszarze marketingowym można zaliczyć:

• wygodny dostęp do informacji (np. Aktualne promocje),
• możliwość gromadzenia dokumentów i zdarzeń w kartotekach projektów - spraw,
• skuteczne badanie historii działań marketingowych,
• segmentacja klientów według dowolnie określonych cech,

• możliwość obsługi e-maili (klient pocztowy),
• zapoznanie się z pismem poprzez ekran komputera,
• wspomaganie procesu tworzenia pism, umów, 

• wspólna baza klientów,
• przeglądanie danych adresowych,
• nadawanie klientom opiekunów,

• kontrola czynności wykonanych lub będących w planach,
• kontrola postępów pracownika w danej sprawie,
• organizacja dnia,
• synchronizacja terminów dla wielu osób.

Z tych licznych zastosowań pracownicy działu Marketingu uzyskują następujące korzyści:

• szybki dostęp do potrzebnych dokumentów,
• szybkie wyszukiwanie informacji o kliencie,
• polepszenie kontaktów z klientem,
• stały dostęp do materiałów reklamowych, informacji o aktualnych promocjach,
• szybsze załatwienie spraw,
• uniknięcie sytuacji zagubienia lub zniszczenia pisma,
• stały dostęp do dokumentów źródłowych dla wszystkich zainteresowanych osób,
• identyfikację osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy (np. realizacja sprzedaży).

Referencje

	GRZEŚMLECZ Sp.z o.o. "System eDokumenty wspomógł m.in.: obieg dokumentów, archiwizację umów..."		TAMTRON S.A. Program zdecydowanie wspomógł obsługę klienta i automatyzację procesów biznesowych."
	MARZEC Sp. z o.o. "Program eDokumenty w naszej firmie wspomógł elektroniczną ewidencję dokumentów..."		ISOPLUS Polska Sp. z o.o. "Program eDokumenty wykorzystywany jest do obsługi obiegu pism i faktur wewnątrz firmy."
	Złote Myśli Sp. z o.o. "Dzięki systemowi została uporządkowana i usystematyzowana cała korespondencja..."		PIK Sp. z o.o. w Pszczynie "Oprogramowanie, które w znaczący sposób poprawia przepływ dokumentów..."
	ŚCK-I OBLIG Sp. z o.o. "Korzystanie z systemu wpływa na zwiększenie efektywności naszej firmy."		PTK ZNiUT Sp. z o.o. "Na szczególne uznanie zasługuje dobra organizacja pracy."
	MP MOSTY Sp. z o.o. "Program eDokumenty wykorzystywany jest do obsługi obiegu pism i faktur wewnątrz firmy."		ZWM CARBONEX "Program umożliwił nam zorganizowany obieg pism a przede wszystkim udoskonalił pracę sekretariatu..."
	Budomont-7 Sp. z o.o.		OPS w Gliwicach "Funkcje systemu związane z organizacją czasu znacznie podnoszą komfort pracy."