Nasi Klienci

Dziękujemy za zaufanie m. in.:

 

  • RawPlug
  • DB Schenker
  • Almi Decor
  • Mosty Łódź S.A.
  • Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Kędzierzynie-Koźlu Spółka z o.o.
  • Strzeleckie Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o.
  • Moto-Profil Sp. z o.o.
  • PMR Ltd. Sp. z o.o.
  • Przedsiębiorstwo Energetyczne ESV S.A.
  • Przedsiębiorstwo Budowlane CIROKO Sp. z o.o.
  • Intakus S.A.
  • Korona
  • Luvena
  • Kakadu
  • Renevis
  • PWIK Bolesławiec
  • MPWiK Lubin
  • ChŚ PWiK
  • DSA Financial
  • Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie
  • Armatura S.A.
  • Wspólnota PMM Sp. z o.o.
  • SSE Polska sp. z o.o.
  • Komsa Polska Sp. z o.o.
  • Grupa Grass Sp. z o.o.
  • optima

Na czym polega przewaga systemu PROPHIX nad klasycznymi metodami planowania i budżetowania?

Jak przy pomocy tego oprogramowania można usprawnić pracę nad budżetami, raportami czy analizami w firmie?

Sprawdź na bezpłatnym webinarium!

  • Kiedy: 18.10.2018
  • Godzina 11:00 - 12:00
  • Czas trwania: 45 - 60 minut
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Biorę udział

Jak usprawnić ewidencję i rozliczanie setek/tysięcy faktur?

Elektroniczny obieg i dekretacja faktur z systemem eDokumenty.

Sprawdź na bezpłatnym webinarium!

  • Data:25.10.2018
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Czas trwania: 45 - 60 minut
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Biorę udział

Obieg faktur

Elektroniczny obieg faktur kosztowych zdejmuje z Działu Księgowości przykry obowiązek szukania i upominania osób przetrzymujących faktury.

Dodatkowo przyspiesza cały proces, skracając go do kilku dni nawet w bardzo dużych, rozproszonych organizacjach. Dzięki temu praktycznie eliminuje konieczność płacenia odsetek za nieterminowo realizowane zobowiązania.

Najważniejsze elementy w czasie obiegu faktury to:

  • Operator rejestruje fakturę załączając jej elektroniczny obraz przy użyciu oprogramowania skanującego i skonfigurowanego na stanowisku skanera przystanowiskowego.
  • System na podstawie zdefiniowanej wcześniej ścieżki przekazuje fakturę do odpowiednich osób – akceptantów.
  • Akceptanci są powiadamiani o nadejściu nowych dokumentów poprzez (np. przez email)
  • Po otwarciu dokumentu akceptanci (np. kierownicy działów, projektów itp.) mają za zadanie uzupełnić koszty na zakładce Koszty
  • Kompletne wykonanie opisu powoduje przekazanie faktury do Prezesa lub innej uprawnionej osoby, która dokonuje akceptacji.
  • Zaakceptowane przez Prezesa faktury automatycznie są przesłane na stanowisko Księgowość.
  • Księgowy widzi zaakceptowane faktury w folderze „FAKTURY OPISANE”.
  • Po ich weryfikacji eksportuje faktury do systemu finansowo-księgowego (np. Symfonia, CDN Optima itp). Kolejnym zadaniem do wykonania pozostaje zaksięgowanie faktury w systemie FK na podstawie wcześniej dokonanych opisów.

Dzięki wdrożeniu naszego rozwiązania proces obiegu faktur może być dowolnie dostosowany do potrzeb każdej firmy. Zebrane podczas obiegu faktur informacje zasilają automatycznie raporty, które pozwalają np. na bieżącą kontrolę wysokości podatku VAT, kosztów poszczególnych projektów lub innych składników kosztowych, dla których istotne jest, aby wcześnie znać ich wartość.

 

Obieg faktur

 

Obieg faktury kosztowej – automatyzacja wykonywania wielu płatności jednym kliknięciem

W dobie dzisiejszej informatyzacji procesów biznesowych zachodzących w firmach coraz większą rolę kładzie się na automatyzacje procesów, które pozwalają na skrócenie czasu wykonywania czynności do minimum, a co za tym idzie umożliwia wykorzystanie wolnych zasobów ludzkich do wykonania innych prac.

Taką automatyzacja jest funkcjonalności „Homebanking” która pozwala na kilkukrotne skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie przelewów z zewnętrznych systemów.
 

Jak to często działa?

Wyobraźmy sobie, że w systemie informatycznym gdzie przechowywane są zdigitalizowane Faktury kosztowe ( w postaci metadanych), ktoś zatwierdził 20 faktur których płatności mija w dniu dzisiejszym. Osoba dokonująca takiej płatności musi się zalogować do banku (zazwyczaj przez stronę WWW) i ręcznie pojedynczo wprowadzać przelewy (numer konta, odbiorca, tytuł,  Kwota itp…) oczywiście wszystko przepisując ręcznie z systemu informatycznego. Czas potrzebny na wykonanie takiej czynności to od kilkunastu sekund do nawet 2-3 min w zależności od szybkości posiadanego łącza  internetowego oraz metod autoryzacji wykonania przelewu. Jeżeli mamy tych przelewów np. 20 sztuk to łatwo policzyć że zajmie to nawet do godziny.  Jak wszyscy wiemy często w tytule przelewu podaje się np. Numer faktur czy np. numer zamówienia – popełnienie błędu w tym numerze może spowodować np. opóźnienie w dostawie towaru lub inne (większe lub mniejsze) problemy. Już nie wspomnę o problemach przy pomyśleniu się w numer konta bankowego.
 

W jaki sposób można to usprawnić?

 A teraz wyobraźmy sobie że posiadamy system eDokumenty dostarczony  przez firmę BI-Pro  gdzie przechowywane są zdigitalizowane Faktury kosztowe (w postaci metadanych), ktoś zatwierdził 20 faktur których płatności moja w dniu dzisiejszym. Osoba dokonująca takich płatności wchodzi do systemu, uruchamia moduł „Finanse” i uruchamia przycisk „Eksport do banku”.

 

System automatycznie przygotuje pliki, które znajdują się w specjalnym katalogu wskazanym wcześniej. Odpowiednio przygotowany plik tworzą, tzw. paczkę przelewową, która jest poprostu plikiem o rozszerzeniu .CSV w formacie MT-940 (https://pl.wikipedia.org/wiki/MT940). W momencie eksportu pliku, dokument otrzymuje status „W BANKU”.

 


Po przesłaniu pliku, osoba dokonująca płatności loguje się do banku poprzez stronę internetową, a następnie wskazuje odpowiedni plik .CSV z katalogu. Dane do przelewu automatycznie pobierane są do odpowiedniej zakładki na stronie internetowej banku. Po zaznaczeniu przelewów, które mają zostać wykonane można dokonać przelewu (pełna funkcjonalność zależna jest od banku) będąc pewnym, że ani tytuł przelewu ani tym bardziej numer konta nie zostanie pomylony.
 

Więcej na temat systemu  eDokumenty. 

Oczekują Państwo dalszych informacji? Prosimy o KONTAKT.