Start / Rozwiązania / Automatyzacja Biura / Praca Grupowa / Obsługa zamówień i zapotrzebowania

Nasi Klienci

Dziękujemy za zaufanie m. in.:

 

  • RawPlug
  • DB Schenker
  • Almi Decor
  • Mosty Łódź S.A.
  • GANT Development S.A.
  • Miejskie Wodociągi i Kanalizacja w Kędzierzynie-Koźlu Spółka z o.o.
  • Strzeleckie Wodociągi i Kanalizacja Sp. z o.o.
  • Moto-Profil Sp. z o.o.
  • PMR Ltd. Sp. z o.o.
  • Przedsiębiorstwo Energetyczne ESV S.A.
  • Przedsiębiorstwo Budowlane CIROKO Sp. z o.o.
  • Intakus S.A.
  • Korona
  • Luvena
  • Kakadu
  • Renevis
  • PWIK Bolesławiec
  • MPWiK Lubin
  • ChŚ PWiK
  • DSA Financial
  • Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie
  • Armatura S.A.
  • Wspólnota PMM Sp. z o.o.
  • SSE Polska sp. z o.o.
  • Komsa Polska Sp. z o.o.
  • Grupa Grass Sp. z o.o.

Bezpłatne seminarium online.

  • Temat: Controlling w przedsiębiorstwach komunalnych z systemem PROPHIX
  • Data: wtorek, 21 listopada 2017 r.
  • Godzina: 11:00 - 12:00
  • Prowadzący: Ekspert BI-Pro

Zapisz się!

Obsługa zamówień i zapotrzebowania

Proces ten wykorzystuje dokument zapotrzebowania, wypełniany przez poszczególne komórki, oraz kartotekę zamówienia służącą do ich realizacji.

Na potrzeby niniejszego dokumentu przyjęto następującą nomenklaturę nazewniczą:

Zapotrzebowanie – to dokument wewnętrzny zawierający Tabelę Materiałową, tworzony przez Kierownika jednostki organizacyjnej.

Zamówienie – to sprawa zawierająca elementy z różnych zapotrzebowań np. przedmioty określonego typu, przedmioty zamawiane u jednego dostawcy itp. Zamówienie to również finalny dokument utworzony w tej sprawie i wysyłany do dostawcy.

Przykładowy proces utworzenia dokumentu zapotrzebowania

Rozpoczęcie procesu polega na utworzeniu przez pracownika dokumentu zapotrzebowania.

  1. Użytkownik zgłaszający potrzebę zakupu towaru lub usługi tworzy dokument typu Zapotrzebowanie uzupełniając na głównej karcie następujące pola:
    1. Opis, który należy uzupełnić pasującym określeniem ułatwiającym rozróżnianie dokumentów na liście
    2. Magazyn (pole jest inicjalizowane na podstawie miejsca pracownika w strukturze organizacyjnej)
    3. Procedura
    4. Na zakładce Produkty uzupełnia dokument o pozycje - zamawiane usługi/produkty.
    5. Przy każdej pozycji określa zamawianą ilość i wartość pozycji. Użytkownik ma możliwość wprowadzania ręcznie zamawianej pozycji w przypadku braku jej na liście wyboru.
    6. Po zapisie dokumentu automatycznie wykonuje się etap Wprowadzone i uaktywnia etap Akceptacja.
  2. Dokument zostaje automatycznie przekazany do Dyrektora ds. Jakości. W przypadku urlopu lub zastępstwa Osoby Odpowiedzialnej dokument jest przekazywany do Osoby Delegowanej.
  3. Po akceptacji Dyrektora ds. Jakości dokument jest przekazywany do Kierownika Działu Zaopatrzenia.
  4. Po akceptacji Kierownika Działu Zaopatrzenia dokument jest przekazywany do Dyrektora Naczelnego w celu zatwierdzenia.

Po zatwierdzeniu Dyrektora dokument jest przekazywany z powrotem do Kierownika Działu Zaopatrzenie w celu realizacji.

 

 

Zatwierdzanie zapotrzebowania

Osoby dokonujące akceptacji końcowej śledzą zadania Workflow które są na etapie Akceptacja końcowa zapotrzebowania. Po otwarciu dokumentu panel procedury wyświetla monit o dokonanie decyzji:

  • W przypadku decyzji pozytywnej status dokumentu zmienia się na Zaakceptowano i dokument zostaje automatycznie przekazany do kierownika działu wybranego w polu Realizacja przez.
  • W przypadku decyzji negatywnej dokument przekazywany do osoby która go utworzyła. Status dokumentu zmienia się na Odrzucony. W polu tekstowym Uwagi może być zapisane uzasadnienie odrzucenia zapotrzebowania.

Przykładowy proces tworzenia zamówienia zbiorczego

Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówień śledzi napływające do niego zaakceptowane zapotrzebowania. W celu ich realizacji użytkownik wybiera poszczególne pozycje zapotrzebowań do osobnej listy w założonych w tym celu sprawach – zamówieniach zbiorczych. W każdym dziale który odpowiada za realizację zamówień zbiorczych, jest założone teczka Zamówienia. W niej rejestrowane są sprawy zgodnie z przedstawionym schematem:

  1. Użytkownik zaznacza teczkę i klika przycisk Nowa sprawa,
  2. Uzupełnia wymagane pola na pierwszej zakładce:
    • Nazwa opisująca czego dotyczy zamówienie np. Zamówienie stali zbrojeniowej
    • Termin
    • Miejsce dostawy
  3. Zamówienie otrzymuje numer sprawy składający się z Symbolu Działu/Symbolu Teczki/Kolejnego numeru zamówienia/Roku – dodatkowo zostanie do niego przypisana procedura – REALIZACJA ZAMóWIENIA.
  4. Następnie pracownik wypełnia tabelę na zakładce Produkty poprzez kliknięcie przycisku Kompletacja. Na wyświetlonym formularzu pojawią się wszystkie pozycje asortymentowe z dokumentów zapotrzebowań o statusie Zaakceptowano ograniczone do dokumentów przekazanych na stanowisko do którego ma dostęp zalogowany użytkownik. Zaznaczając odpowiednie pozycje i klikając przycisk Wstaw do zamówienia, elementy kopiują się na listę do zamówienia.
  5. Jeżeli znany jest dostawca należy również wypełnić Pole Kontrahent – wybierając z listy dostawcę produktów.
  6. Jeżeli dostawca nie jest znany, wówczas należy rozpocząć jego poszukiwanie.  W tym celu wysyłane są zapytania ofertowe do dostawców znajdujących się w Rejestrze Kwalifikowanych dostawców. Zapytanie do bazy o odpowiednie kontakty pracownik może zrealizować przy użyciu filtrów znajdujących się w module Klienci. Do przygotowania zapytań używany jest mechanizm szablonów na których automatycznie przenoszą się zawarte w sprawie produkty.
  7. Napływające oferty rejestrowane są jako dokument „OFERTA OD DOSTAWCY”, który zawiera odpowiednie pola służące porównaniu ofert poprzez raport „DOSTAWCY - PORóWNANIE OFERT”. Zestawienie ofert wraz z wybranym dostawcą przedkładane jest do akceptacji Dyrektorowi Naczelnemu.
  8. Po akceptacji Dyrektora, Dział Zaopatrzenia realizuje zamówienie wysyłając je do wybranego dostawcy. W następnej kolejności zamówienie może zostać wydrukowane w ustalonym formularzu lub wysłane mailem w formie dokumentu PDF/RTF do określonego dostawcy. Numer sprawy zostanie umieszczony na dokumencie jako numer zamówienia. W stopce dokumentu umieszczona zostanie dodatkowa informacja z prośbą by nr zamówienia pojawił się na fakturze końcowej oraz dokumencie WZ.
  9. Dostarczone materiały są weryfikowane pod względem spełnienia przez nie nałożonych wymogów; Kierownik budowy potwierdza za zgodność z zamówieniem poprzez akceptację etapu procedury.
  10. W przypadku pierwszej dostawy Kierownik Działu Zaopatrzenia wypełnia dodatkowo formularz „Karta kwalifikacji dostawcy”. Karta może zostać wypełniona elektronicznie i podlegać odrębnemu procesowi.

Przykładowy proces rozliczenia zamówienia dokumentem PZ

Zamówienie jest rozliczane z fakturą za pomocą dokumentu PZ. Czynność ta może się odbywać poprzez przycisk umieszczony w sprawie na zakładce produkty Utwórz PZ. Na dokumencie przepisują się wówczas pozycje z listy na zamówieniu. Pracownik może zmienić ilości w poszczególnych pozycjach jeśli na fakturze wykazane są inne od zamówionych.

Opisany proces może ulec modyfikacji na etapie analizy przedwdrożeniowej, podczas której Klient będzie miał możliwość oceny różnych alternatywnych ścieżek oraz weryfikacji tego czy projektowana funkcjonalność będzie optymalna w zastosowaniu przez poszczególnych uczestników procesu.

 

 

Więcej na temat systemu eDokumenty. 

Oczekują Państwo dalszych informacji? Prosimy o kontakt.