Delegacje - jak i kiedy rozliczać
Wyjazd służbowy pracownika, czyli potocznie tak zwana "delegacja".
Problematyka wyjazdów służbowych została bardzo ogólnie uregulowana w przepisach. Pojęcie podróży służbowej pojawia się w Kodeksie pracy, a dokładnie w Art. 775.
Kodeks pracy (wyciąg)
„Art. 775 § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.
§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.”
Analizując brzmienie § 1 można wywnioskować że warunkiem uzyskania przez pracownika zwrotu kosztów związanych z podróżą służbową są:
- wykonywanie zadania służbowego,
- polecenie pracodawcy wykonania takiego zadania,
- wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
Najwięcej wątpliwości budzi pojęcie stałego miejsca pracy pracownika. Miejsce pracy powinno zostać określone w umowie o pracę.
Kodeks pracy (wyciąg)
„Art. 29 § 1. Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
1) rodzaj pracy,
2) miejsce wykonywania pracy,
3) wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
4) wymiar czasu pracy,
5) termin rozpoczęcia pracy.
W zależności od rodzaju wykonywanej pracy przez pracownika, określenie miejsca pracy może przybierać różne formy, mniej lub bardziej precyzyjne jak np. określenie miejscowości.
Jednak przy określaniu miejsca pracy pracodawca nie ma pełnej swobody. W razie wystąpienia roszczeń pracownika, nie zostaną uznane za prawidłowe postanowienia umowne sprzeczne ze stanem faktycznym.
Prawidłowe określenie miejsca pracy może być również przedmiotem zainteresowania organów podatkowych lub organów ZUS. Wynika to z tego, że należności związane ze zwrotem kosztów podróży służbowych są (w ramach odpowiednich przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych) zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Wobec tego zbyt wąskie, nieznajdujące odzwierciedlenia w codziennej praktyce, określenie miejsca pracy może zostać uznane za próbę obejścia przepisów (pozorność), służące jedynie zmniejszeniu obciążeń.
Delegacja, a podstawowe informacje:
Polecenie wyjazdu służbowego
Jak dokładnie powinno wyglądać polecenie wyjazdu służbowego nie zostało określone w przepisach. Aby polecenie wyjazdu służbowego było ważne nie jest konieczne zachowanie formy pisemnej. Jednak ze względów dowodowych, księgowych, dokumentacyjnych zalecane jest sporządzenie formy pisemnej – będzie to korzystne zarówno dla pracownika, jak i samego pracodawcy.
Przy poleceniu wyjazdu służbowego wykształciły się pewne ogólne zasady, stosowane przez większość pracodawców wysyłających pracowników w delegację, i to właśnie praktyka, potrzeby działów kadrowych i księgowych oraz wewnętrzne przepisy firm wpłynęły na brzmienie najczęściej używanych wzorów polecenia delegacji.
Aby polecenie wyjazdu służbowego odpowiednio spełniło swoje funkcje, powinno wskazywać co najmniej:
- dane pracownika delegowanego (imię i nazwisko),
- cel wyjazdu,
- docelowa miejscowość wyjazdu służbowego,
- termin wyjazdu ,
- środek transportu,
- wysokość zaliczki, którą pracownik otrzymał na pokrycie kosztów podróży.
Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej
W przypadku delegacji pamiętajmy, że zgodnie z przepisami, miejscowość rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej określa sam pracodawca. W zależności od sytuacji może to być miejscowość, w której mieszka pracownik lub tam, gdzie znajduje się siedziba firmy, a nawet inne miejsce, która może być dogodna ze względu na okoliczności delegacji.
Czas trwania delegacji
W poleceniu wyjazdu wskazujemy tylko datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Oczywiście do pełnego rozliczenia delegacji potrzebne są też godziny rozpoczęcia i zakończenia, które uzupełnia się po wykonaniu delegacji gdyż mają one bezpośredni wpływ na wysokość diety.
Środek transportu
Pamiętajmy, że to pracodawca podejmuje decyzję o rodzaju środka transportu, z którego ma w delegacji korzystać pracownik. Pracownik może tylko wnioskować o dany środek transportu. Do podróży służbowych można wykorzystać np. pociąg, autobus, samolot. Podróże służbowe najczęściej odbywa się samochodem będącym własnością pracodawcy lub samochodem, który nie jest własnością pracodawcy. W przypadku skorzystania z pojazdu, który nie jest własnością firmy jest rozliczana tzw. kilometrówka określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy(Dz. U. Nr 27 poz. 271, z późn. zm.))
Oczywiście pracodawca nie może podjąć decyzji, że podróż będzie się odbywać przy użyciu samochodu pracownika – to wymaga zgody obu stron.
Wypłata i rozliczenie zaliczki na podróż służbową
Przy wyjazdach krajowych wypłata zaliczki następuje na wniosek pracownika – pracodawca nie ma prawa odmówić wypłaty zaliczki, która powinna pokrywać, co najmniej możliwe do określenia w chwili jej wypłaty koszty, związane z podróżą służbową, które musi ponieść pracownik. Wypłata zaliczki może nastąpić poprzez wypłatę gotówki, udostępnienie karty kredytowej czy przelew na rachunek bankowy.
Tryb i sposób rozliczenia zaliczki mogą określać wewnętrzne przepisy pracodawcy. Jeżeli ich nie ma, stosuje się ogólne zasady zawarte w rozporządzeniu, które mówią że pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
W celu rozliczenia podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury oraz bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diety, która wyliczana jest na podstawie zatwierdzonego czasu trwania delegacji oraz wydatków objętych ryczałtem.
Więcej na temat systemu eDokumenty.
Oczekują Państwo dalszych informacji? Prosimy o KONTAKT.