Dlaczego lepiej nie używać arkusza kalkulacyjnego do budżetowania?
Arkusze kalkulacyjne są świetnym narzędziem do tworzenia dobrze wyglądających raportów, szybkich kalkulacji ad hoc oraz zarysów biznes planu. Kiedy jednak mamy do czynienia z planowaniem oraz budżetowaniem w środowiskku biznesowym, to okazuje się, że elastyczność arkuszy kalkulacyjnych staje się wadą, a nie atutem.
Czym charakteryzuje się prawidłowy proces planowania, budżetowania i prognozowania?
1. Budżet powinien być narzędziem zarządzania.
Planowanie, budżetowanie oraz prognozowanie są zaawansowanymi procesami. W większości przypadków, aby były one odpowiednio przeprowadzone i stanowiły wiarygodny raport dla firmy, to w poszczególne procesy są angażowani pracownicy, którzy znają nie tylko produkty, ale również klientów. Dlatego plany produkcji powinny uwzględniać osoby, które znają poszczególne etapy działań. Należy również pamiętać, że budżet powinien być źródłem i podsumowaniem rocznego raportu zarówno dla zarządcy jak i banku. Dlatego też, musi się on opierać na założeniach uwzględniających zewnętrzne oraz wewnętrzne czynniki środowiskowe, a przy tym posiadać możliwość uwzględniania różnych scenariuszy.
2. Dokładne i precyzyjne założenia.
Precyzyjność stanowi dużą część dobrego planowania oraz budżetowania. Poszczególne założenia powinny być, na tyle dokładne, aby odzwierciedlały rzeczywistość. W związku z ciągłymi zmianami w danych przedsiębiorstwa, otrzymane liczby powinny określać prawdziwy przychód i koszty. Niestety błędy w obliczeniach, które zostały wprowadzone do modelu, często wpływają na dalszy i niedokładny obraz procesu, tworząc tym samym niewiarygodne zestawienie.
3. Ważny jest przepływ pracy.
Ważnym elementem w procesach planowania jest zaangażowanie pracowników, którzy znają poszczególne etapy zachodzące w firmie. Wprowadzenie odpowiedniego przepływu pracy, w którym każdy jest odpowiedzialny za swoją część zadania, znacznie usprawnia funkcjonowanie systemu. Możliwość śledzenia zmian, zadań wykonanych oraz etapu, na którym obecnie się znajdują pozwala na stałe monitorowanie procesów. Pracownik odpowiedzialny za pewien etap, po zakończeniu swojego zadania przekazuje go do kolejnej osoby pozwalając na swobodny przepływ pracy.
W jaki sposób arkusze kalkulacyjne spełniają powyższe kryteria?
1. Arkusze kalkulacyjne są dokumentami, a nie bazą danych.
Arkusze kalkulacyjne są przede wszystkim dokumentami, a nie bazą danych. Poszczególne pliki mogą być przechowywane w systemie, przez co istnieje ryzyko, że, np. zostaną utracone, skopiowane czy zmienione. Jeżeli natomiast zależy nam na skonsolidowaniu wielu raportów, to musimy poświęcić na to niezliczone godziny, aby stworzyć główny raport i to bez gwarancji bezbłędności.
2. Czy sprawdzanie błędów jest najlepszym sposobem na wykorzystanie wolnego czasu?
Każdy użytkownik, który pracuje na arkuszach kalkulacyjnych do planowania, budżetowania i prognozowania, doskonale zdaje sobie sprawę, jak łatwo można popełnić błąd. Z kolei znalezienie nieścisłości, odszukanie ich źródła i skorygowanie może przysporzyć nie lada problemu.
3. Precyzyjny budżet zawiera wiele założeń.
Aby przygotować wiarygodny budżet lub prognozę potrzebne są prawdziwe wyniki, które stanowią fundament zestawienia. Ze względu na to, że arkusze kalkulacyjne nie pozwalają na drążenie wyniku, pracę na wielu poziomach lub wymiarach, trzeba polegać na szacunkowych średnich, na przykład w odniesieniu do cen jednostkowych, wskaźników zmian walut lub cen surowców.
4. Twoja firma jest skarbnicą wiedzy, więc wykorzystaj to.
Każda osoba w firmie jest odpowiedzialna za pewne działania. Nie ma takiej sytuacji, w której dział czy pracownik wie o wszystkich procesach, które zachodzą w przedsiębiorstwie. Dla przykładu, menadżerowie sprzedaży rozumieją klientów, a kierownicy produkcji doskonale znają wymagania produkcyjne, natomiast dział finansowy odpowiada za wszelkie procesy związane z tym działem. Dlatego nie ma potrzeby żeby angażować pracowników w procesy dotyczące całej firmy, nawet jeżeli wszystkich łączy to, że są użytkownikami programu Excel.
Planowanie, budżetowanie czy prognozowanie nie musi kojarzyć się z procesem czasochłonnym i o niskiej wartości dodanej. Odpowiednio przygotowane zestawienia oraz raporty mogą stanowić idealne narzędzie do zarządzania firmą pozwalające uniknąć niemiłych niespodzianek i zawirowań. Dlatego, pomimo dobrej znajomości programu Excel oraz niemal bezpłatnej możliwości korzystania z niego, warto bardziej złożone procesy, takie jak np. budżetowanie, przeprowadzić poza arkuszami tego programu. Pamiętaj, że Twój czas oraz czas Twoich pracowników wpływa na sukces całej firmy.
Zapraszamy do kontaktu i rozmowy z naszymi konsultantami o Państwa potrzebach.