Obalając pewne mity, należy na wstępie podkreślić, że Business Intelligence (BI) nie jest technologią informatyczną, lecz wizją funkcjonowania systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie. Podstawową ideą BI jest demokratyzacja dostępu do informacji w przedsiębiorstwie. Ma to istotne znaczenie dla zapewnienia odpowiedniego zarządzania wiedzą.
Jak usprawnić obieg informacji i dokumentów w firmie? Jak wyeliminować słabe ogniwa takiego obiegu?
Niestety wciąż duża część menedżerów krajowych organizacji żyje w przekonaniu, iż do sprawnego obiegu informacji i dokumentów wystarczą sformalizowane procedury, trochę segregatorów i szybki goniec. Inni z kolei pod presją trendu powszechnej informatyzacji organizują obieg informacji i dokumentów w swojej firmie posiłkując się minimalistycznymi i możliwie najtańszymi rozwiązaniami informatycznymi ograniczającymi się do stworzenia rozbudowanych struktur katalogowych na zasobach sieciowych wspieranych funkcjonalnościami popularnych pakietów biurowych...
Przygotowanie pełnego budżetu przedsiębiorstwa prowadzącego działalność na szeroką skalę, zatrudniającego często setki osób o zupełnie różnych kwalifikacjach wiąże się z licznymi problemami, za których rozwiązanie odpowiedzialny jest przeważnie jeden niewielki dział controllingu.
Dość dobrze przyjęła się definicja W. Inmona, uważanego za ojca koncepcji hurtowni danych. Według niego hurtownia danych to zbiór zintegrowanych, zorientowanych tematycznie baz danych zaprojektowanych dla celów wspomagania decyzji, przy czym wszystkie dane zawarte w tych bazach odnoszą się do określonego momentu w czasie. Hurtownia danych jest więc nie tyle technologią ile raczej modelem udostępniania danych analitycznych dla końcowych użytkowników.
Zarządzanie współczesnym przedsiębiorstwem wiąże się z koniecznością dostępu do coraz bardziej przetworzonych, a zarazem wyrafinowanych informacji. Dotychczasowe narzędzia ich pozyskiwania, takie jak systemy finansowo-księgowe, ERP, arkusze kalkulacyjne czy generatory raportów nie są w stanie w pełni obsłużyć tych potrzeb. Naprzeciw tym wyzwaniom wychodzi zaś technologia OLAP. W artykule zebrano podstawowe założenia tej technologii wraz z przedstawieniem szkieletu architektury przetwarzania danych. Zwrócono uwagę na szczególne korzyści wynikające z implementacji modeli controllingowych w architekturze OLAP.
Projekty czy też przedsięwzięcia informatyczne to wciąż jeszcze zagadnienie dość nowe w biznesie, a przy tym niesłychanie złożone. Fakty te przekładają się oczywiście na trudności w ocenie projektów informatycznych. Już od pierwszych wdrożeń IT w przedsiębiorstwach słychać skrajne głosy, które z jednej strony euforycznie przytaczają przykładowe wyliczenia kilkuset-procentowych ROI takich projektów, a z drugiej zaś rozmaite autorytety zarządzania czasami wręcz całkowicie kwestionują zasadność wdrożenia IT w określonych obszarach biznesowych.
Wybór systemu informatycznego z zakresu budżetowania i controllingu wcale nie jest zadaniem łatwiejszym niż w przypadku innych klas systemów informatycznych, a nawet wręcz przeciwnie. Zwróćmy przede wszystkim uwagę, że jest to jeszcze stosunkowo dość nowa kategoria oprogramowania biznesowego na rynku – wiek większości tego typu systemów, szczególnie tych krajowej produkcji, nie przekracza kilku lat.
Często spotykaną sytuacją w zarządzaniu finansami firmy jest konieczność przygotowania budżetu spółki w postaci pełnego sprawozdania tj. rachunku zysków i strat, bilansu i rachunku przepływów pieniężnych. Odbiorcą tego zestawu sprawozdań może być klient wewnętrzny np. Zarząd bądź Rada Nadzorcza, ale często taki zestaw dokumentów finansowych jest wymagany przez instytucje zewnętrzne, np. banki, w których spółka posiada produkty finansowe.
Wszechobecność arkuszy kalkulacyjnych w firmach stawia je jako najbardziej popularne narzędzie do sporządzania budżetów.
Choć perspektywa wykorzystania arkuszy kalkulacyjnych do usprawnienia pracy jest kusząca, często przynosi więcej szkody niż pożytku.
Nie opowiadam się za całkowitą rezygnacją z arkuszy kalkulacyjnych w firmach, ale za używaniem ich zgodnie z przeznaczeniem.
Czy w Twojej firmie analiza danych finansowych na arkuszach kalkulacyjnych to niekończące się pasmo wycinania, wklejania, tworzenia formuł i układów? Wydaje się, że proste czynności nie mają końca, a doba to wciąż za mało? W rezultacie pracownicy tracą czas i zapał do pracy, a Ty pieniądze.
Arkusze kalkulacyjne są świetnym narzędziem do tworzenia dobrze wyglądających raportów, szybkich kalkulacji ad hoc oraz zarysów biznes planu. Kiedy jednak mamy do czynienia z planowaniem oraz budżetowaniem w środowiskku biznesowym, to okazuje się, że elastyczność arkuszy kalkulacyjnych staje się wadą, a nie atutem.