Zarządzanie portfelem inwestycyjnym

Wsparcie zarządzania portfelem inwestycyjnym

Wraz ze wzrostem świadomości projektowej, w firmach pojawiła się potrzeba sprawnego planowania oraz zarządzania portfelami projektowymi. Głównym celem, podczas prac nad usprawnieniem pracy z budżetami oraz realizacją projektów inwestycyjnych, jest zebranie danych od osób odpowiedzialnych za przygotowanie pomniejszych planów inwestycyjnych. Następnie, poprzez systemowe zarządzanie i agregacje, zostaje wybrany pakiet projektów do realizacji i prezentacji przed zarządem. W przypadku projektów, które zostały wskazane do realizacji, wymagana jest bieżąca kontrola oraz monitorowanie przekroczeń związanych z ponoszonymi kosztami w zestawieniu z zatwierdzonymi budżetami. 

Poniższy opis prezentuje jeden z wielu możliwych wariantów zarządzania projektami poprzez wykorzystanie możliwości naszych rozwiązań.

Do wszystkich planujących wysyłana jest jedna formatka w pliku MS Excel o stałym układzie. Dodawane są w niej podstawowe informacje o projekcie tj. opis, początek/koniec okresu inwestycji, OPEX, CAPEX, inne informacje zgodnie z zapotrzebowaniem Klienta. Pliki po uzupełnieniu zapisywane są przez użytkowników w jednym katalogu udostępnionym w sieci wewnętrznej Klienta. System pobiera z niego plik (katalog ma nadane uprawnienia tylko do zapisu, a pliki co dwie sekundy są zaczytywane i znikają z katalogu, aby nikt nieuprawniony nie mógł ich odczytać).

Pliki zapisywane we wskazanym katalogu są zaczytywane procedurą do SQL, gdzie odbywa się walidacja poprawności informacji zawartych w pliku, np. weryfikacja czy data planowanego nowego projektu jest wcześniejsza niż okres na który są planowane projekty.  Po walidacji następuje zaczytanie wszystkich informacji do systemu, w którym dane są automatycznie dostępne w układzie szczegółowym oraz zagregowanym według dostępnych kryteriów, np. status projektu (strategiczne, operacyjne, inne). Projekty mogą być pogrupowane według dodatkowych kryteriów wyliczeniowych, takich jak projekty o najwyższym NPV, najkrótszym okresie realizacji, czy innych wskazanych podczas prac wdrożeniowych.

W systemie występują użytkownicy odpowiadający za wybór projektów, które będą realizowane. Odbywa się to poprzez wskazanie w przygotowanej tabeli w systemie informacji o projekcie zgodnie z zaproponowanym układem w poniższym grafie. Projekty mogą być przypisane do użytkowników zarówno według odpowiedzialności wynikającej ze struktury organizacyjnej jak i na podstawie parametrów projektów, jak np. projekty strategiczne o wartości nie mniejszej niż 1 000 000. Kolejne osoby w hierarchii akceptacji pracują tylko na projektach, które przeszły wcześniejszą weryfikacje (w osobnych raportach mogą przejrzeć projekty odrzucone wraz z opisem przyczyny odrzucenia projektu).

Zarządzanie projektami w systemie po zakończeniu procesu planistycznego odbywa się poprzez zaczytanie danych rzeczywistych z systemów ewidencyjnych organizacji i zestawienie tych informacji z planowanymi założeniami projektowymi.

System dodatkowo wysyła alerty do kadry zarządczej, zgodnie z zadanymi kryteriami procentowymi lub/oraz wartościowymi, o zbliżeniu się do przekroczenia planowanego budżetu na projekcie. Informacja o bieżącym stanie realizacji zaakceptowanych projektów może być wysyłana cyklicznie, np. raz na tydzień, do osób, które projekty zgłosiły i odpowiadają za ich realizację.

Dodatkowym atutem może być wykorzystanie zewnętrznych informacji benchmarkingowych, które mogą być zaczytane do systemu z dodatkowych tabel statystycznych np. publikowanych przez GUS, a następnie zestawione z realizowanymi projektami. 

Oczekują Państwo dalszych informacji? Prosimy o kontakt.